刚刚选定参加欧洲的一个专业展览会并报名参加来展示您的产品：现在工作开始了，您得以专业水平准备参加这个展览，以便在您的竞争对手中脱颖而出，不管是中国的还是外国的。您的目标是最大限度地吸引有可能购买您产品的参观者到您的展台来参观。
请注意：您的参观者不会自己过来参观：需要吸引他们过来，并说服他们认为您的产品是最好的。
法则一：制订计划
在出发前精心准备一个倒计时计划一旦您选定即将参加的展览会，就需要制订一个倒计时计划，并将它张贴到企业相关部门，以便所有员工随时可见，不至于遗漏相关步骤：
12个月之前
选择一个展览会任命一个“展览会项目”主管；
编制项目预算报告；
确定展台位置；
选定即将参展的产品；
寻找筛选目标客户群。
9个月之前
设计展台；
准备展览材料(包装)；
预定水电接入；
预定展台服务(清洗、电话租用、因特网联网等)；
确定沟通、传播计划；
首次向挑选后的展览参观单位寄出宣布参加该展览的小册子。
1个月之前
发送邀请；
发送产品及相关提单／文件；
发送新闻通稿。
法则二：为参加展览组建一个特别团队
考虑到企业品牌形象，代表您的企业参加展览的员工队伍必须精心挑选。对负责展台的团队的挑选
取决于参展企业的财力和它希望建立的形象。
这个团队可以包括：
技术、商务人员负责向观众介绍参展产品的优点；
一个或多个导游小姐，确保观众与商务人员建立对话／联系；
一个翻译。
导游小姐和翻译可以由展览主办单位提供。最好在展览开始前对导游小姐进行培训，让她们熟悉贵公司的团队成员及其各自职责，以便她们到时候把观众引导到正确的接待人员面前。
负责运作的项目主管一定要坚守展台。在员工中选择这个“展览会项目”主管时，最好选择一个英文流利甚至最好能讲展览会所在国语言的人来担当。如果展览会团队的员工中没有一个人能够讲英语，那么您至少得选择一个有到欧洲参加展览经验的同事来担当主管。
团队人员中不论是否有过参展经验，在去参展前都需要进行培训。让每个人都了解企业的目标非常重要，因为他们会感到自己在这个新的任务中扮演着重要角色。另外，在展览会上推销产品跟平常的业务谈判其实是一样的。这个概念在培训时一定要考虑到，尤其是在与客户交谈的方式、面对竞争者时如何行事、谈话时应有的原则以及信息跟踪等方面。
参加一个展览会是一次艰苦的考验，尤其是体能方面，所以应该选择那些积极主动、充满活力的员工在展览会期间担任您的形象大使。一般来说，一个3到5人组成的团队规模是最理想的．因为这样可以确保展台上始终能够有两个人在场。
法则三：让大家了解自己，获得最大数量的观众
参加展览会，您的首要任务是在目标市场中获得知名度。为扩大展台的观众流量，有必要提前对这个活动进行宣传、沟通。以下是您可以用来在参展准备阶段进行对外宣传、沟通的一些手段。
邮寄资料
就是向所有潜在客户寄送资料。其中内容可以是您的企业即将参加这个展览，同时附上展台位置(展馆及展台号)。也可以再附上一个小册子以及参观展览或展览会期间所搞活动(鸡尾酒会、报告会、有奖竞赛等)。可以分两次寄
送这些材料。第一次是在两个月之前，可以短信的形式通知大家您即将参展。第二次是两周之前，可寄送邀请函并提醒大家您要参展。分两次寄送材料更能确保较高的反馈率。请不要忘记邀请与您业务领域相关专业媒体记者。
